Máy quét cho phép mọi người số hóa tài liệu. Chúng cũng có thể quét hình ảnh, cho phép các nghệ sĩ làm việc với phương tiện phi kỹ thuật số thay vì phải làm việc bằng kỹ thuật số. Máy quét đang giúp các công ty thích nghi với các hoạt động không cần giấy tờ.
Nhiều công ty có bộ sưu tập hồ sơ giấy lớn. Những bản ghi này chiếm một lượng lớn dung lượng và việc tìm kiếm tài liệu phù hợp có thể bị chậm. Bằng cách sử dụng máy quét, các công ty có thể tránh phải xử lý các tài liệu này và chuyển sang hoạt động kỹ thuật số. Máy quét kỹ thuật số giúp bảo quản những cuốn sách cũ và chúng cho phép mọi người truy cập những cuốn sách này trực tuyến. Nhiều cuốn sách trong số này rất mỏng manh và thông tin chứa đựng trong chúng có nguy cơ bị mất vĩnh viễn. Việc bảo quản kỹ thuật số đảm bảo rằng nội dung của họ sẽ luôn có sẵn.
Các máy quét nhỏ hơn cũng có thể thực hiện một số tác vụ. Một số máy quét được thiết kế đặc biệt để đọc danh thiếp, cho phép mọi người tạo cơ sở dữ liệu kỹ thuật số về các liên hệ trong thế giới thực của họ. Các máy quét khác được sử dụng cho các nhiệm vụ tại điểm bán hàng. Máy ảnh của điện thoại thông minh thậm chí có thể được sử dụng làm máy quét và chúng cho phép mọi người làm việc ở nhiều vị trí hơn.
Các nghệ sĩ cũng đã chuyển sang sử dụng máy quét. Trong khi nghệ thuật kỹ thuật số đã trở nên phổ biến, nhiều nghệ sĩ thích làm việc trong các phương tiện truyền thống. Máy quét cho phép họ tạo các bản sao có độ phân giải cao của tác phẩm của họ để chia sẻ trực tuyến.
