Bảy yếu tố trong quy trình giao tiếp bằng giọng nói như sau: người gửi, tin nhắn, người nhận, phản hồi, kênh (hoặc phương tiện), sự can thiệp và tình huống. Tất cả những yếu tố này tương tác để xác định hiệu quả của các thông tin liên lạc. Một thay đổi trong bất kỳ một trong số chúng đều có thể tạo ra một kết quả khác.
Người gửi là người gửi thông điệp. Người gửi hoạt động như một người nói hoặc một người viết tùy thuộc vào phương thức giao tiếp. Thông điệp là những gì người gửi muốn truyền tải. Trong giao tiếp bằng miệng, ngôn ngữ không lời trở thành một phần của thông điệp, có chủ ý hoặc không. Mặc dù thông điệp là cực kỳ quan trọng, nhưng nó có được truyền đạt hiệu quả hay không phần lớn phụ thuộc vào các yếu tố khác. Người nhận là đối tượng được nhắm mục tiêu. Đối với giao tiếp bằng miệng, anh ấy là một người biết lắng nghe. Đối với giao tiếp bằng văn bản, anh ta là người đọc. Anh ấy mang kinh nghiệm sống của chính mình lên bàn luận và những điều này ảnh hưởng đến những gì anh ấy nghe (hoặc đọc) và hiểu được.
Phản hồi đề cập đến phản hồi từ khán giả. Những phản hồi này cho biết những gì thực sự đã được truyền đạt hoặc hiểu và ảnh hưởng đến cách người gửi tiếp tục. Kênh hoặc phương tiện là phương tiện thông qua đó thông tin liên lạc diễn ra, cho dù bằng miệng hay bằng văn bản. Sự can thiệp có khả năng ảnh hưởng lớn đến thông điệp. Bất kỳ tiếng ồn nào được tạo ra trong quá trình gửi hoặc bất kỳ sự gián đoạn nào nhằm vào người nhận đều ảnh hưởng đến sự hiểu biết của họ và độ chính xác mà người đó nghe hoặc đọc tin nhắn. Tình hình giao tiếp cũng ảnh hưởng đến thông điệp. Mức độ trang trọng, sự thoải mái và cảm xúc đều ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông điệp. Cuối cùng, mục tiêu của giao tiếp là truyền tải thông điệp và nhận được thông điệp như dự kiến.
