Biên bản có thể được viết theo hai cách: biên bản hoặc báo cáo dựa trên chương trình làm việc và biên bản cuộc họp hoặc tóm tắt không chính thức. Các hình thức ghi biên bản khác nhau tùy theo tính chất của tổ chức hoặc nhóm và theo khu vực. Biên bản các cuộc họp nhân viên, hội thảo, tọa đàm và các cuộc họp liên bộ phận đều có thể tuân theo các kiểu tài liệu khác nhau.
Biên bản đóng vai trò như một lời nhắc nhở hữu ích cho những người tham gia sau khi kết thúc cuộc họp và cũng đảm bảo rằng các đồng nghiệp vắng mặt có thể tìm hiểu những gì đã được thảo luận và những quyết định đã được đưa ra. Biên bản hoặc báo cáo dựa trên chương trình làm việc là loại hồ sơ truyền thống. Đây là những biên bản được thực hiện tại một cuộc họp đã lên lịch mà chương trình được biết đến. Chương trình có thể được lưu hành trước cuộc họp hoặc được chủ tọa thông báo khi bắt đầu cuộc họp. Họ tuân theo khuôn khổ được đặt ra bởi chương trình. Trong hầu hết các tổ chức, biên bản dựa trên chương trình làm việc là hồ sơ chính của các cuộc họp quản trị chính thức. Chúng là những tài liệu rất tinh vi, phức tạp và trang trọng và thường được viết bởi các chuyên gia hoặc nhà văn trang trí.
Biên bản cuộc họp không chính thức chủ yếu được thực hiện trong các cuộc họp nhóm và phòng ban. Chúng là bản tóm tắt các quyết định đã thực hiện, các hành động tiếp theo được yêu cầu, những người chịu trách nhiệm cho các dự án cá nhân và các mốc quan trọng và thời hạn của các dự án đó. Biên bản tóm tắt cũng có thể được sử dụng để theo dõi lịch sử của một dự án. Nói chung, những loại biên bản này được phân phối cho tất cả những người tham dự và trong một số trường hợp cho các bên quan tâm khác không có mặt trong cuộc họp.
