Phần mềm xử lý văn bản cho phép người dùng nhập các chữ cái hoặc các tài liệu văn bản điện tử khác và gửi chúng đến một máy in được kết nối để tạo ra các bản sao giấy. Một tài liệu văn bản có thể được chỉnh sửa và định dạng để tùy chỉnh phông chữ và ký tự Bố cục tổng thể.
Bộ xử lý văn bản cung cấp một giải pháp thay thế thuận tiện cho các bức thư viết tay vì người dùng có thể xóa, sao chép hoặc dán ngay lập tức các phần văn bản để nhanh chóng sắp xếp lại một bức thư. Bộ xử lý văn bản cũng hỗ trợ định dạng đặc biệt cho các thư thương mại hoặc quảng cáo, chẳng hạn như cột, bảng và hình minh họa.
Để tạo tài liệu đơn giản, không rườm rà, chương trình chỉnh sửa văn bản là một tùy chọn khác để nhập một chữ cái không yêu cầu định dạng đặc biệt. Các trình soạn thảo văn bản thường được sử dụng để viết mã nhưng cũng rất hữu ích để tạo các tài liệu văn bản thuần túy.
