Kỹ năng xử lý văn bản đề cập đến bí quyết sử dụng phần mềm xử lý văn bản để tạo tài liệu văn bản chuyên nghiệp. Những kỹ năng này là cần thiết để tạo thư, email, báo cáo của tổ chức và các tài liệu khác.
Kỹ năng xử lý văn bản giúp một cá nhân tạo và sắp xếp các tài liệu văn bản hấp dẫn và dễ đọc. Các kỹ năng bao gồm căn chỉnh văn bản trong tài liệu và sử dụng các phông chữ khác nhau để tạo ra một tài liệu có thể trình bày được. Điều quan trọng nữa là học cách đặt khoảng cách dòng và lề chính xác để tạo ra các tài liệu word có thể trình bày được. Ngoài ra, việc sử dụng công cụ từ điển được tích hợp trong nhiều phần mềm xử lý văn bản giúp tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp.
Phần mềm xử lý văn bản phổ biến, bao gồm Microsoft Word cho Windows và Pages cho Mac, tích hợp sẵn khả năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp nên được sử dụng để tạo tài liệu không có lỗi chính tả và ngữ pháp.
Một kỹ năng xử lý văn bản khác mà bạn nên thành thạo là sử dụng đầu trang và chân trang. Kỹ năng này bao gồm các chi tiết quan trọng cần xuất hiện trong tài liệu như ngày tháng và số trang. Tạo và định dạng bảng là một kỹ năng quan trọng, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu nghiên cứu. Ngoài ra, người ta cần biết cách đặt các tab một cách hợp lý. Học cách sử dụng ngắt trang một cách hợp lý sẽ rất hữu ích, đặc biệt là khi tạo các tài liệu lớn.
