Bảng tính tiết kiệm thời gian và cung cấp cả tính linh hoạt trong trình bày và độ chính xác của các phép tính so với việc sử dụng máy tính hoặc bút và giấy. Bảng tính cho phép tính toán tức thì bằng cách sử dụng các công thức và dễ sử dụng, thay đổi , lưu trữ và in dữ liệu.
Việc sắp xếp dữ liệu thành các cột và hàng tạo ra các giao điểm được gọi là ô. Dữ liệu được nhập vào bảng tính dưới dạng số, chuỗi hoặc công thức. Điều này cho phép tính toán tức thì và cũng tính toán lại dữ liệu khi các con số được nhập vào hoặc thay đổi.
Khả năng giới thiệu các công thức toán học cũng cho phép dự báo. Các con số có thể được sửa đổi để tính toán kết quả sẽ như thế nào trong các trường hợp khác nhau, đây là một chức năng thường được các doanh nghiệp sử dụng để dự đoán những phát triển tiềm năng. Nó cũng có thể được sử dụng với các loại dữ liệu khác, bao gồm cả khoa học và thống kê, để kiểm tra giả thuyết.
Dữ liệu có thể được sắp xếp theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của người dùng và nó có thể được sao chép và dán trực tiếp vào bảng tính từ các nguồn khác trong một số trường hợp. Các chương trình bảng tính cho phép người dùng dễ dàng thay đổi giao diện của bảng tính, bao gồm chiều rộng cột, chiều cao hàng, màu phông chữ và màu của chính bảng tính.
Người dùng có thể chọn làm việc với hoặc in toàn bộ bảng tính hoặc chỉ định một khu vực cụ thể, được gọi là "phạm vi".
