Bảng tính được sử dụng để theo dõi dữ liệu và thực hiện tính toán, trong khi cơ sở dữ liệu được sử dụng để lưu trữ thông tin sẽ được thao tác sau này. Thông tin có thể bắt đầu được lưu trữ trên bảng tính, nhưng khi lượng thông tin ngày càng tăng, nhu cầu về cơ sở dữ liệu có thể phát sinh.
Bảng tính và cơ sở dữ liệu thường được sử dụng song song. Một người có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu để lưu trữ nhiều loại thông tin như tên, địa chỉ, số định danh và thông tin về tiền lương. Bảng tính được sử dụng để trình bày các phần thông tin được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu. Thông tin trong cơ sở dữ liệu có thể được trình bày ở định dạng tốt nhất giúp tạo bảng tính dễ dàng hơn, vì việc đưa vào một lượng lớn thông tin trên một bảng tính có thể khiến bảng tính khó điều hướng và đọc.
Hai ví dụ về phần mềm cơ sở dữ liệu là dBase và MS Access. Sử dụng phần mềm, một người có thể nhập tất cả thông tin cần thiết để tạo bảng tính sau này. Sau khi thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu, một lệnh được gọi là truy vấn sẽ được sử dụng để tạo thông tin.
Lotus và MS Excel là những ví dụ về phần mềm bảng tính. Thông tin alpha trên bảng tính có thể được sắp xếp và thông tin số có thể được thao tác thành các công thức và phép tính. Thông tin cho bảng tính có thể được truy cập từ cơ sở dữ liệu hoặc nhập thủ công từ các nguồn khác.
