Thu thập dữ liệu là việc truy xuất thông tin từ tài liệu bằng các phương pháp không phải là nhập dữ liệu. Tiện ích của việc thu thập dữ liệu là khả năng tự động hóa việc truy xuất thông tin này trong đó việc nhập dữ liệu sẽ không hiệu quả, tốn kém hoặc không thể áp dụng được .
Ví dụ: máy quét mã vạch tại siêu thị và bệnh viện đủ điều kiện làm công cụ thu thập dữ liệu. Sẽ không hiệu quả và tốn kém cho người điều hành khi nhập từng mục trong dòng thanh toán vào máy tính theo cách thủ công. Việc ghi dữ liệu thủ công chỉ áp dụng khi khối lượng dữ liệu nhỏ và việc nhập dữ liệu không tốn nhiều chi phí. Ví dụ: việc ghi lại toàn bộ kho hàng được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu.
