Theo Kinh doanh Chính phủ Thắng lợi, quy trình đấu thầu bao gồm lời mời do các tổ chức yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ nhất định và phản hồi của các nhà cung cấp đối với giá thầu kinh doanh. Các tổ chức đưa ra lời mời tham gia đấu thầu bằng cách quảng cáo chúng và các yêu cầu tối thiểu để thắng thầu. Quy trình này mang tính cạnh tranh và mở rộng cho nhiều nhà cung cấp.
Trang web chính thức của Chính phủ Vương quốc Anh giải thích rằng khi tổ chức yêu cầu nhận được hồ sơ dự thầu, một danh sách rút gọn các nhà cung cấp tiềm năng sẽ được chuẩn bị. Các cuộc phỏng vấn với các nhà cung cấp trong danh sách ngắn được thực hiện để đánh giá khả năng tài chính, uy tín thị trường và xếp hạng tín dụng của họ. Ủy ban đấu thầu của tổ chức chọn một nhà cung cấp cung cấp cho họ giá trị tốt nhất đồng tiền để ký hợp đồng cung cấp. Ở cả Vương quốc Anh và Hoa Kỳ, những ứng viên không đảm bảo được hồ sơ dự thầu từ các tổ chức công có thể nhận được phản hồi về lý do tại sao đơn đăng ký hoặc đấu thầu không thành công.
Theo Lawyers.com, trước khi ký hợp đồng, nhà cung cấp cần phải hiểu các điều khoản và điều kiện, để tránh những rắc rối pháp lý sau này. Hợp đồng nêu rõ các nghĩa vụ của nhà cung cấp và tổ chức đối với nhau, chẳng hạn như thời hạn giao hàng, chất lượng và các điều khoản thanh toán. Sau khi nhà cung cấp đồng ý với các điều khoản hợp đồng và ký hợp đồng, người quản lý mua hàng của tổ chức sẽ viết thư chấp nhận cho nhà cung cấp và phát hành đơn đặt hàng. Các điều khoản thanh toán được thực hiện theo các điều khoản trong hợp đồng. Nếu nhà cung cấp chậm trễ trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ hoặc nếu chất lượng không đạt tiêu chuẩn, một tổ chức có thể hủy hợp đồng.
