Phối thư được sử dụng để xử lý hàng loạt nhiều tài liệu được cá nhân hóa trong Microsoft Word và các bộ ứng dụng văn phòng khác. Cần cả thư mẫu và cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính với thông tin bắt buộc. Thư mẫu sau đó được điền đầy đủ thông tin chi tiết có trong cơ sở dữ liệu.
Ví dụ: nếu có tài liệu có nội dung "Kính gửi (FIRSTNAME) (LASTNAME)," bằng cách sử dụng phối thư, các ký hiệu (FIRSTNAME) và (LASTNAME) được thay thế bằng các chi tiết tương ứng. Một số phần mềm cũng có thể thực hiện các phép toán logic để nếu mục nhập cơ sở dữ liệu được đánh dấu là nam hoặc nữ, phần mềm sẽ thay thế phần tên bằng Ông hoặc Bà, tùy thuộc vào dữ liệu có sẵn.
