Quan liêu tìm cách sắp xếp các phòng, ban một cách có tổ chức vì mục tiêu hiệu quả. Những người ủng hộ tin rằng chế độ quan liêu giúp tăng cường sự phát triển của nền văn minh hiện đại và nó là một chức năng cần thiết trong các chính phủ.
Bộ máy quan liêu dựa trên cấu trúc thứ bậc, trong đó mọi người được giao những nhiệm vụ nhất định để hoàn thành. Ví dụ, các nhân viên và các phòng ban thuộc quyền của người đứng đầu hành chính sẽ chỉ định các nhiệm vụ phù hợp để duy trì sự gắn kết trong một tổ chức. Các quy tắc quan liêu cũng chi phối lương hưu và tiền lương của nhân viên. Quan liêu đặc biệt quan trọng trong các tổ chức lớn để đảm bảo tính nhất quán.
Chế độ quan liêu tạo ra kỷ luật và duy trì quyền lực theo cách thức tập thể. Tình trạng quan liêu cũng đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực điều tiết. Các cơ quan quản lý ngăn chặn các hành động tiêu cực có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
Chế độ quan liêu đã là một yếu tố quan trọng trong lịch sử. Ví dụ, Khổng Tử đã thiết lập các nguyên tắc quan liêu để thúc đẩy sự hòa hợp trong các lĩnh vực như tôn giáo và chính trị. Các ứng viên tiềm năng ở Trung Quốc cổ đại đã được kiểm tra để đảm bảo họ đủ tiêu chuẩn cho một số công việc của chính phủ.
Chế độ quan liêu nhằm ngăn chặn chủ nghĩa thiên vị và khen thưởng mọi người dựa trên thành tích. Trong thế giới hiện đại, các nhà quản lý sử dụng cơ chế quan liêu để thúc đẩy nhân viên và đào tạo những công nhân mới để thực hiện tốt công việc tại nơi làm việc. Tình trạng quan liêu cũng hiệu quả hơn trong một xã hội toàn cầu hóa, nơi việc phổ biến thông tin ở định dạng kỹ thuật số là cần thiết để giảm bớt thủ tục giấy tờ. Quan liêu cũng duy trì các mối quan hệ trong thời đại toàn cầu hóa.
