Địa chỉ email phải đại diện cho một người chuyên nghiệp và không sử dụng thông tin cá nhân có thể được sử dụng để đánh cắp danh tính hoặc dẫn đến phân biệt đối xử, chẳng hạn như năm sinh hoặc biệt hiệu. Theo các chuyên gia tại CAREEREALISM, một địa chỉ email không chuyên nghiệp có thể cản trở một người trong quá trình tìm kiếm việc làm hoặc thậm chí xúc phạm người không hiểu sự hài hước có ý định chơi chữ.
Khi tạo địa chỉ email, hãy tránh sử dụng các số hoặc chữ cái có thể cho biết tuổi tác, tình trạng hôn nhân, việc nhận con cái, chẳng hạn như "[email protected]", giới tính hoặc sở thích tôn giáo. Đồng thời bảo vệ danh tính và tính chuyên nghiệp là điều quan trọng khi tạo địa chỉ email. Để tránh nhầm lẫn cho người nhận, bạn nên tránh các ID email có dấu gạch dưới, dấu chấm hoặc bộ số dài. Giữ địa chỉ đơn giản để mọi người có thể nhớ cách liên lạc qua email. Các máy chủ thư miễn phí, chẳng hạn như Gmail, Yahoo! và Microsoft cho phép bạn tạo hồ sơ email cá nhân và chuyên nghiệp; tuy nhiên, có thể cần phải bao gồm một số nếu địa chỉ email đã chọn được sử dụng. Nếu bạn sở hữu một miền hoặc có dịch vụ đăng ký email, thì việc tổng quát hóa địa chỉ có thể đơn giản hơn, chẳng hạn như [email protected].
