Để viết thư trên máy tính, các cá nhân phải sử dụng các ứng dụng xử lý văn bản, chẳng hạn như Microsoft Word hoặc Apache OpenOffice Writer. Mặc dù Microsoft Word là trình xử lý văn bản được sử dụng rộng rãi nhất, các tài liệu Word tương thích chéo với nhiều chương trình khác.
Để bắt đầu một ký tự từ bên trong trình xử lý văn bản, hãy tạo một tài liệu trống bằng cách chọn mục thích hợp từ menu tệp. Mục này thường được gắn nhãn Tài liệu Mới, Tài liệu Văn bản Mới hoặc một cái gì đó tương tự. Khi viết thư, hãy sử dụng phong cách và hình thức xưng hô phù hợp với hoàn cảnh. Ví dụ: thư cá nhân cần tính trang trọng, trong khi thư xin việc cần có phong cách trang trọng hơn.
Sau khi nhập các chữ cái, các cá nhân có thể tinh chỉnh các bản nháp cuối cùng bằng các công cụ tích hợp, chẳng hạn như bộ kiểm tra chính tả và bộ đếm từ. Các mẫu đảm bảo rằng các bức thư được viết đáp ứng các tiêu chuẩn bắt buộc. Ví dụ: một mẫu có thể tự động viết đầu mỗi chữ cái với tên và địa chỉ của người viết. Bên cạnh các mẫu được tải sẵn, nhiều mẫu có sẵn để tải xuống trực tuyến. Nhà văn cũng có thể tạo và lưu các mẫu tùy chỉnh của riêng họ.
Đối với người viết thư sử dụng Windows, WordPad là một trình xử lý văn bản cơ bản nhưng hiệu quả được bao gồm trong mọi bản Windows. Textedit là một giải pháp thay thế tương đương cho người dùng máy tính Apple. Mặc dù thiếu một số tính năng phổ biến, WordPad và Textedit hoàn toàn đủ cho những người muốn bắt đầu viết thư ngay lập tức.
