Máy in chuyển sang chế độ ngoại tuyến do sụt nguồn và sụt áp, các tệp bị hỏng trong hàng đợi in, kẹt giấy, hộp mực hoặc khay giấy trống, các thành phần xấu trong chính máy in và sự can thiệp của người dùng từ xa. Chỉ một số trong số này tạo ra thông báo lỗi duy nhất.
Đôi khi, việc xóa thông báo "máy in ngoại tuyến" đơn giản như tắt máy in và khởi động lại hoặc kết xuất tất cả các lệnh trong hàng đợi in để xóa nó. Để máy in tạo ra thông báo lỗi “ngoại tuyến”, tùy thuộc vào nhà sản xuất, các lỗi cụ thể phải xảy ra. Người dùng nên tham khảo hướng dẫn sử dụng của chủ sở hữu cho từng máy in.
Các điều kiện khác khiến máy in chuyển sang chế độ ngoại tuyến có thể tạo ra các thông báo lỗi cụ thể, thông báo này có thể được phân loại trong hướng dẫn sử dụng. Ví dụ: khi bị đẩy ngoại tuyến do kẹt giấy và hộp mực trống, hầu hết các máy in đều báo cáo thông báo đó. Việc gỡ bỏ kẹt giấy hoặc thay thế hộp mực sẽ đưa máy in trở lại trạng thái trực tuyến. Các khay giấy trống cũng tạo ra các thông báo lỗi cụ thể.
Lệnh in có tệp bị hỏng hoặc tệp có hình ảnh bị hỏng có thể khiến máy in chuyển sang chế độ ngoại tuyến. Điều này có thể tạo ra một thông báo lỗi, nhưng nó vẫn dừng máy in. Người dùng có thể xóa hàng đợi in và thử in tệp từng trang một để tìm phần tử gây ra lỗi.
Nếu một thành phần trong máy in bị hỏng, chẳng hạn như bộ nhiệt áp trong máy in laser, nó có thể không tạo ra một thông báo cụ thể, nhưng máy in sẽ dừng. Tương tự như vậy, khi các tín hiệu không dây khác chặn một máy in không dây, nó sẽ ngừng in cho đến khi hết nhiễu và vì rất nhiều máy in được nối mạng có công cụ phần mềm để quản trị từ xa, người điều khiển từ xa có thể đưa máy in vào ngoại tuyến ngay cả khi không có gì sai.
