Một trong những lý do chính khiến chúng ta cần hệ thống thông tin là vì chúng cải thiện hiệu quả, có thể thúc đẩy năng suất. Chúng thường hỗ trợ các hoạt động sử dụng nhiều dữ liệu. Trong các tổ chức kinh doanh, một hệ thống thông tin được thiết kế tốt có thể là sự khác biệt giữa lãi và lỗ.
Mọi tổ chức đều sử dụng thông tin và mỗi thực thể kinh doanh có một cách thức cụ thể để thu thập, ghi chép, lưu trữ và sử dụng thông tin. Thông thường, tất cả những gì cần thiết để thu thập và lưu trữ thông tin là bút và giấy. Tuy nhiên, nó sẽ là một nhiệm vụ phi thường, ví dụ, đối với một bác sĩ y tế để ghi lại và lưu trữ thông tin chi tiết của bệnh nhân bằng cách sử dụng bút và giấy. Hệ thống thông tin đã hoàn toàn cách mạng hóa việc thu thập, lưu trữ và thao tác dữ liệu.
Một hệ thống thông tin thường bao gồm một loạt các ứng dụng máy tính và phần cứng chuyên dụng xử lý một lượng lớn dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích trong các quá trình như ra quyết định. Một số định nghĩa đề cập đến toàn bộ kiến trúc, bao gồm các ứng dụng phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và cấu trúc mạng hỗ trợ các thành phần tính toán khác nhau tạo nên hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin phát triển theo thời gian khi công nghệ tiến bộ và khi các quy tắc chính thức điều chỉnh việc quản lý thông tin trong một tổ chức thay đổi. Ví dụ: nếu có những thay đổi lớn về cơ cấu trong một tổ chức, thì có thể cần phải có những thay đổi có thể so sánh được trong hệ thống thông tin.
