Ưu điểm lớn nhất của kết hợp thư là một công ty có thể viết và gửi một lá thư chuẩn cho một số lượng lớn các bên liên quan, chẳng hạn như cổ đông của công ty, mà không cần thêm từng tên và địa chỉ theo cách thủ công. Kết hợp thư có thể tạo ra hàng trăm lá thư và phong bì được điều chỉnh để đọc như thể chúng được viết cho các cá nhân.
Kết hợp thư là một tính năng trên phần mềm ứng dụng xử lý văn bản cho phép người dùng phát triển các chữ cái được cá nhân hóa, thiệp chúc mừng và các giao tiếp khác với tên và địa chỉ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Rất dễ dàng để đọc lại một bức thư duy nhất mà sau đó được sử dụng làm mẫu cho nhiều bức thư khác. Ngoài ra, khi mẫu đã được tạo, nó có thể được lưu và sử dụng lại trong tương lai.
Đầu tiên, người dùng máy tính tạo một cơ sở dữ liệu gồm các tên trường khác nhau của những người có địa chỉ mong muốn và sau đó viết chữ cái liên kết nó với cơ sở dữ liệu. Tiếp theo, người dùng sử dụng một truy vấn để tìm một nhóm người được nhắm mục tiêu để nhận một bản sao của bức thư. Sau đó, trình hướng dẫn kết hợp thư sẽ nhắc người dùng nhập các chi tiết thích hợp của từng người nhận địa chỉ. Trình hướng dẫn hoàn thiện quy trình bằng cách lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị và tạo một bản sao của lá thư cho mỗi người trong cơ sở dữ liệu. Điểm bất lợi duy nhất là các bức thư có thể thiếu mức độ tương tác cá nhân nhất định.
