Microsoft Access là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoạt động như một hệ thống nộp hồ sơ điện tử. Với Microsoft Access, người dùng có thể dễ dàng sửa đổi bất kỳ dữ liệu nào trong cơ sở dữ liệu, tạo báo cáo từ cơ sở dữ liệu và gửi truy vấn về tất cả thông tin được lưu trữ trong đó. Microsoft Access sử dụng đầy đủ bố cục Windows để dễ sử dụng.
Hầu hết người dùng Microsoft Access sử dụng các bảng, biểu mẫu và truy vấn. Bảng cơ sở dữ liệu rất giống với bảng tính. Sau khi liệt kê chủ đề của mỗi cột, người dùng có tùy chọn thêm các cột bổ sung để chi tiết các thuộc tính của chủ đề. Khi hoàn tất, mỗi hàng có bất kỳ thông tin cần thiết nào về mỗi chủ đề. Phương thức nhập dữ liệu dạng có sẵn trong Microsoft Access cho phép người ta nhập thông tin cho hệ thống ở dạng đồ họa để chuyển nó vào cơ sở dữ liệu. Một số có thể thấy điều này dễ dàng hơn cho việc nhập dữ liệu nếu họ không phải hoàn thiện các bảng. Chức năng truy vấn của Microsoft Access làm tăng năng suất bằng cách cho phép người dùng kết hợp thông tin từ nhiều bảng và chỉ định các điều kiện của dữ liệu mà người dùng truy xuất. Nó giúp rút ngắn công việc tốn nhiều thời gian của việc phải tìm kiếm thông tin phong phú theo cách thủ công để xác định một số thông tin có đặc điểm nhất định.
