Mỗi ứng dụng email có một quy trình khác nhau để tạo chữ ký email. Trong Microsoft Outlook, chọn Công cụ /Tùy chọn từ menu, chuyển đến tab Định dạng Thư và nhấp vào Chữ ký. Chọn tạo chữ ký mới hoặc chỉnh sửa chữ ký hiện có. Nếu một cá nhân tạo nhiều chữ ký cho các mục đích khác nhau, anh ta có thể gán cho mỗi người một tên thích hợp.
Trong Gmail, nhấp vào hình bánh răng ở góc trên cùng bên phải của màn hình và chọn Cài đặt. Đi tới phần Chữ ký và nhập hoặc chỉnh sửa chữ ký vào hộp. Sử dụng các nút ở đầu hộp để định dạng văn bản. Hãy nhớ nhấp vào "Lưu thay đổi" ở cuối trang khi hoàn tất. Bất kể chương trình email mà một cá nhân sử dụng để tạo chữ ký email, anh ta có thể kiểm tra xem chữ ký trông như thế nào đối với những người nhận khác nhau. Tuy nhiên, định dạng phức tạp hoặc HTML có thể không giống nhau trong mọi chương trình.
Theo Site Point, chữ ký email hiệu quả nhất chỉ chứa những thông tin cần thiết nhất. Để tạo chữ ký email, trước tiên hãy xác định những thông tin cần thiết. Ngoài tên và địa chỉ email, các tùy chọn khác bao gồm chức danh công việc, số điện thoại và URL trang web. Chỉ bao gồm Skype hoặc thông tin mạng xã hội khác, nếu tất cả người nhận đều có thể liên hệ theo cách đó.
Tránh bất kỳ điều nào sau đây, có thể gây nhầm lẫn hoặc dư thừa: nhiều địa chỉ email và số điện thoại, phông chữ bất thường và trích dẫn cá nhân. Nói chung, hầu hết các chữ ký email không bao gồm địa chỉ gửi thư thực.
