Hệ thống xử lý tệp giúp mọi người theo dõi tệp khi chúng di chuyển khắp các phòng ban khác nhau của doanh nghiệp. Mục đích của loại hệ thống này là giữ cho mọi thứ có tổ chức, thường theo bảng chữ cái, số hoặc thứ tự thời gian. Các công ty có hệ thống xử lý tệp hiệu quả có cách để tìm các tệp đó một cách có trật tự, thay vì để nhân viên lục tung các giấy tờ để tìm những gì họ đang tìm kiếm.
Cho dù một công ty sử dụng tệp giấy, lưu trữ đám mây hay kết hợp, việc duy trì một hệ thống nhất quán tại chỗ là rất quan trọng để xử lý hiệu quả các yêu cầu thông tin. Nhiều công ty đã đi đến một môi trường "không cần giấy tờ", trong đó các tệp kết thúc trong ổ cứng, bộ lưu trữ đám mây hoặc những nơi khác. Tuy nhiên, cũng giống như tủ hồ sơ truyền thống, việc theo dõi tất cả các tệp trong ổ đĩa chung hoặc ổ đĩa cá nhân cũng quan trọng không kém. Hầu hết các ứng dụng lưu trữ đều giúp bạn dễ dàng thiết lập và đặt tên cho các thư mục tệp để những người chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu có thể đặt đúng tệp vào đúng thư mục. Ngay cả khi không có âm thanh của ngăn kéo mở ra và cảm giác kim loại lạnh của tủ đựng hồ sơ, bạn vẫn có thể giữ các tệp được sắp xếp hợp lý.
