Sự khác biệt giữa thư nội bộ và thư bên ngoài là vị trí của người nhận dự định. Thư nội bộ là thông tin liên lạc qua thư giấy hoặc email trong nội bộ công ty. Thư bên ngoài là thông tin liên lạc qua thư hoặc email được phân phối bên ngoài công ty.
Thư nội bộ và thư bên ngoài thường rất khác nhau về giọng điệu, phong cách và phương thức gửi. Thông tin liên lạc nội bộ trong doanh nghiệp ít trang trọng hơn so với thư từ được gửi ra bên ngoài doanh nghiệp. Giao tiếp nội bộ có thể là giữa những người ở gần hoặc các đầu đối diện của tòa nhà. Mặt khác, thư bên ngoài là giữa những người thường không ở cùng một vị trí.
Mục đích chính của cả hai loại thư là chia sẻ thông tin và ý tưởng với người nhận. Thư nội bộ được sử dụng để chia sẻ thông tin giữa một hoặc nhiều người nhận. Việc trao đổi thư nội bộ có thể rất nhanh khi sử dụng email hoặc chậm hơn một chút khi sử dụng chuyển phát nhanh.
Thư bên ngoài thường được gửi đến một người cụ thể và có thể không phải là một trao đổi thông tin. Thư từ bên ngoài thường được sử dụng để giữ cho các đường dây liên lạc luôn mở cho các mục đích kinh doanh. Thư từ bên ngoài không nhanh bằng và thường phụ thuộc vào dịch vụ bưu chính. Tuy nhiên, thư bên ngoài có thể ở dạng email và do đó có thể nhanh chóng như thư nội bộ.
