Một số ưu điểm của phương pháp tiếp cận cơ sở dữ liệu bao gồm thông tin nhất quán, tính linh hoạt, dễ dàng quản lý bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu và giảm thời gian phát triển ứng dụng. Nói một cách đơn giản, cơ sở dữ liệu được định nghĩa là một tập hợp các thông tin liên quan. Các công ty sử dụng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc DBMS để hỗ trợ việc tổ chức dữ liệu.
Hầu hết các công ty sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ. Loại hệ thống này cho phép các phần thông tin khác nhau được truy cập cùng một lúc. Tất cả thông tin này có thể được chia sẻ trên các tệp khác nhau. Một vài ví dụ về phần mềm cơ sở dữ liệu mối quan hệ là Oracle và Paradox.
Trong cơ sở dữ liệu quan hệ, tất cả các thông tin khác nhau được lưu trữ trong các bảng được sắp xếp thành các hàng và cột. Các hàng đại diện cho một bản ghi riêng lẻ và các cột là một trường cụ thể trong bản ghi. Ví dụ: các hàng có thể được chỉ định là "Họ", "Tên" và "Số điện thoại" cho cơ sở dữ liệu bao gồm thông tin liên hệ của nhân viên.
Biểu mẫu trực tuyến thường được sử dụng để nhanh chóng nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu. Các ô trống khác nhau mà một người hoàn thành trên biểu mẫu trỏ đến các trường riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu. Sau đó, các công ty có thể dễ dàng chạy các báo cáo bằng cách thao tác thông tin. Ví dụ: nhà tuyển dụng có thể chạy một báo cáo liệt kê tên, số điện thoại và địa chỉ email của nhân viên như một công cụ tham khảo nhanh.
