Cơ sở dữ liệu được sử dụng để thu thập và sắp xếp dữ liệu. Mặc dù phiên bản điện tử chẳng hạn như phiên bản được tạo trong Microsoft Access có thể là phiên bản đầu tiên được nghĩ đến, nhưng cũng có nhiều phiên bản cơ sở dữ liệu không tự động , chẳng hạn như điện thoại cá nhân và sổ địa chỉ.
Cơ sở dữ liệu có thể đơn giản là một danh sách được lưu giữ bằng văn bản hoặc đánh máy trên giấy, trong bảng tính máy tính hoặc tài liệu xử lý văn bản. Loại cơ sở dữ liệu này, được gọi là tệp phẳng, bao gồm một bảng với các hàng và cột dữ liệu. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu đơn giản cho một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ chứa hai cột, tên sản phẩm hoặc nhãn hiệu và giá cả. Nếu khách hàng gọi điện để hỏi về giá cả, nhân viên cửa hàng sẽ quét xuống cột đầu tiên để tìm sản phẩm, sau đó xem cột giá liên quan để trả lời câu hỏi của khách hàng.
Hầu hết các cơ sở dữ liệu được máy tính hóa đều được coi là cơ sở dữ liệu quan hệ và được tạo bằng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc thường được gọi là SQL. Loại cơ sở dữ liệu này sử dụng nhiều bảng dữ liệu có liên quan và liên kết chúng với nhau bằng các khóa - một mã nhận dạng chung. Ví dụ: mã phòng ban có thể đóng vai trò là khóa liên kết thông tin phòng ban và bảng sản phẩm với nhau. Các loại cơ sở dữ liệu này ngăn chặn nhiều mục nhập của cùng một dữ liệu, cung cấp khả năng sắp xếp nhanh chóng và nhiều cơ hội báo cáo khác nhau.
