Quy trình giao tiếp bao gồm các bước được thực hiện để đảm bảo việc truyền tải thành công ý tưởng giữa hai hoặc nhiều người. Một sơ đồ đơn giản của quá trình giao tiếp bao gồm người gửi, tin nhắn, người nhận và phản hồi trong một biểu đồ vòng tròn.
Quá trình giao tiếp đơn giản như hai người nói chuyện trực tiếp hoặc phức tạp như các trang web truyền thông xã hội phức tạp kết nối các cá nhân từ khắp nơi trên thế giới. Tất cả chúng đều có chung các thành phần cơ bản của quá trình giao tiếp: người gửi, tin nhắn, người nhận và phản hồi. Người gửi cần chọn một thông điệp để gửi làm nền tảng cho giao tiếp. Từ đó, một phương pháp để gửi thông điệp này cần được quyết định. Email, truyền hình và video lan truyền đều là những ví dụ về một kênh truyền tải thông điệp. Người nhận phải có thể chấp nhận và giải mã tin nhắn để giao tiếp thành công. Bước kết nối trong quá trình giao tiếp là người nhận gửi phản hồi đến người gửi ban đầu. Ví dụ về phản hồi này là trao đổi trực tiếp bằng văn bản hoặc bằng miệng, bao gồm cả các câu hỏi hoặc nhận xét.
Quá trình giao tiếp được mô tả như một biểu đồ vòng tròn để mô tả chuyển động liên tục giữa người gửi và người nhận. Nếu quá trình bị gián đoạn, thường là do kênh giao tiếp giữa người gửi và người nhận bị nhiễu.
