Các bước chính trong chu trình giao tiếp là nhắn tin, nhắm mục tiêu, phân phối, giám sát và đo lường cũng như đánh giá. Chu trình giao tiếp thường được sử dụng trong quan hệ công chúng, hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn và các vòng kết nối xã hội cá nhân để đảm bảo rõ ràng khi truyền tải thông điệp.
Bước đầu tiên trong chu trình giao tiếp là nhắn tin, bao gồm việc xác định những gì cần nói, xây dựng giọng điệu của thông điệp và đánh giá phương thức gửi. Nhắm mục tiêu liên quan đến việc xác định đối tượng phù hợp và điều chỉnh thông điệp để thu hút người hoặc nhóm người cụ thể. Phân phối thường là yếu tố quan trọng đối với nhân viên quan hệ công chúng. Họ phải xác định xem nên truyền tải thông điệp bằng lời nói hay không bằng lời nói, thông qua thư trực tiếp, giao tiếp điện tử, qua các trang web đa phương tiện hoặc phương tiện truyền thông xã hội. Khi theo dõi và đo lường chu kỳ truyền thông, các chuyên gia theo dõi việc diễn giải thông điệp hoặc chiêu trò bán hàng bằng cách nghiên cứu các phản ứng và phản ứng, khảo sát đối tượng mục tiêu và phân tích tác động của thông điệp đối với dư luận hoặc doanh số của một sản phẩm cụ thể. Đánh giá là bước cuối cùng nhưng vẫn đang diễn ra trong chu trình giao tiếp. Một khi thông điệp đã được xây dựng, nhắm mục tiêu đến khán giả, phân phối và giám sát, những người truyền thông sẽ đánh giá hiệu quả của nó để lập kế hoạch cho các thông điệp hoặc tài liệu trong tương lai. Yếu tố quan trọng của bước cuối cùng là xác định những gì đã học được từ chu trình giao tiếp với một thông điệp cụ thể và tinh chỉnh quy trình cho các thông điệp trong tương lai.
