Ưu điểm chính của Microsoft Access, khả dụng với một số phiên bản của Microsoft Office, là chi phí thấp, dễ sử dụng và tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft. Không có phí cấp phép bổ sung nào ngoài Microsoft Office cũng như chương trình có yêu cầu máy chủ và đầu tư quản trị của hầu hết các cơ sở dữ liệu quan hệ. Giao diện đồ họa quen thuộc với người dùng Microsoft Office và môi trường lập trình cũng giống như đối với macro Office. Đối với những người sử dụng các dịch vụ của Microsoft như SharePoint, Access tích hợp rất tốt.
Trong nhiều trường hợp, người dùng tạo cơ sở dữ liệu Access để thay thế cho việc lưu trữ dữ liệu Excel. Access có các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu phức tạp hơn. Mặc dù có thể tạo thứ gì đó tiếp cận cơ sở dữ liệu trong Excel, nhưng nó không đặc biệt hiệu quả và khó duy trì nhanh chóng. Nếu một ứng dụng cần các tính năng toán học hoặc kế toán, thì Office back-end cho phép tương tác giữa Excel và Access.
Khi Excel không còn hoạt động tốt do lượng dữ liệu lớn hoặc người dùng muốn cung cấp các biểu mẫu và báo cáo nhập dữ liệu cho người khác, Access là một lựa chọn tốt. Access có các giao diện thuật sĩ để hỗ trợ tạo biểu mẫu và báo cáo, vì vậy việc tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu nhỏ nằm trong tầm tay của bất kỳ người dùng Office nào.
Có một số nhược điểm đáng kể khi sử dụng Microsoft Access với nhiều người dùng. Access có những giới hạn cố hữu về kích thước cơ sở dữ liệu và số lượng người dùng khiến phần mềm không phù hợp để sử dụng ngoài doanh nghiệp nhỏ. Bảo mật trong Access không mạnh mẽ, vì vậy đây là một lựa chọn tồi cho dữ liệu nhạy cảm. Ngoài ra, Access không khả dụng trong tất cả các phiên bản Microsoft Office, ngay cả trên nền tảng Windows.
