Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan trọng vì nó quản lý dữ liệu hiệu quả và cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ một cách dễ dàng. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ, tổ chức và quản lý một lượng lớn thông tin trong một ứng dụng phần mềm duy nhất . Việc sử dụng hệ thống này giúp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh và giảm chi phí tổng thể.
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và tổ chức vì chúng cung cấp một phương pháp hiệu quả cao để xử lý nhiều loại dữ liệu. Một số dữ liệu được quản lý dễ dàng với loại hệ thống này bao gồm: hồ sơ nhân viên, thông tin sinh viên, bảng lương, kế toán, quản lý dự án, hàng tồn kho và sách thư viện. Các hệ thống này được xây dựng để cực kỳ linh hoạt.
Nếu không có quản lý cơ sở dữ liệu, các tác vụ phải được thực hiện theo cách thủ công và mất nhiều thời gian hơn. Dữ liệu có thể được phân loại và cấu trúc để phù hợp với nhu cầu của công ty hoặc tổ chức. Dữ liệu được nhập vào hệ thống và được truy cập thường xuyên bởi người dùng được chỉ định. Mỗi người dùng có thể có một mật khẩu được chỉ định để truy cập vào phần hệ thống của họ. Nhiều người dùng có thể sử dụng hệ thống cùng lúc theo nhiều cách khác nhau.
Ví dụ: bộ phận nhân sự của một công ty sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý hồ sơ nhân viên, phân phối thông tin pháp lý cho nhân viên và tạo báo cáo tuyển dụng cập nhật. Một nhà sản xuất có thể sử dụng loại hệ thống này để theo dõi quá trình sản xuất, tồn kho và phân phối. Trong cả hai trường hợp, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoạt động để tạo ra một môi trường làm việc trơn tru và có tổ chức hơn.
