Mặc dù máy fax đã được sử dụng thành công trong nhiều thập kỷ, nhưng chúng có một số nhược điểm, bao gồm cả việc thiếu bảo mật và khả năng bị lỗi phần cứng. Ngoài ra, máy fax có thể tốn kém hơn khi sử dụng so với một số lựa chọn thay thế được phát triển gần đây.
Kể từ khi được phát hành, máy fax đã được các doanh nghiệp sử dụng để chuyển tài liệu giấy từ vị trí này sang vị trí khác. Tuy nhiên, sự ra đời của máy quét, máy in không dây và truyền tệp kỹ thuật số đã làm giảm nhu cầu sử dụng máy fax và nêu bật một số nhược điểm liên quan đến việc sử dụng máy fax so với giải pháp truyền tài liệu hiện đại.
Nhược điểm chính của việc sử dụng máy fax là cách chuyển tài liệu từ vị trí này sang vị trí khác tương đối kém an toàn, đặc biệt là khi so sánh với các phương pháp chuyển tài liệu thay thế, theo Chron. Khi gửi fax, các công ty phải đối mặt với nguy cơ rủi ro cao hơn về việc đặt thông tin của khách hàng do tin tặc có thể dễ dàng truy cập vào thông tin di chuyển giữa hai máy fax.
Ngoài các vấn đề về bảo mật, máy fax cũng gặp bất lợi vì chúng dễ bị lỗi phần cứng như kẹt giấy và các trục trặc nghiêm trọng khác. Đối với các công ty phụ thuộc nhiều vào máy fax để gửi tài liệu, chi phí sửa chữa và bảo trì máy fax có thể lớn hơn lợi ích của việc chuyển tài liệu giấy. Cuối cùng, máy fax cũng phải chịu phí đường dài quốc tế khi gửi fax quốc tế qua đường dây điện thoại truyền thống. Điều này không chỉ làm tăng chi phí theo thời gian mà còn hạn chế tốc độ truyền.
