Một số ví dụ về tin nhắn tiêu cực bao gồm: nhận được thư từ chối công việc, yêu cầu thăng chức hoặc nhập học; thay đổi chính sách tạo điều kiện khó khăn cho nhân viên; bị đuổi việc; nhận được một đánh giá công việc tiêu cực; và từ chối đơn xin tài trợ. Những thông điệp này truyền tải thông tin khó chịu có thể khiến người nhận khó chịu, thất vọng hoặc tức giận.
Cách thức gửi một thông điệp tiêu cực rất quan trọng vì phong cách của nó có thể quyết định tác động đến người nhận. Đối với những báo cáo tiêu cực cho người xin việc, hãy bắt đầu bằng những từ tích cực hoặc trung lập, sau đó đưa tin xấu một cách nhẹ nhàng sẽ giúp người nhận xử lý tin một cách tốt đẹp. Khi từ chối yêu cầu thăng chức, hãy lưu ý với nhân viên rằng họ là người xếp hàng tiếp theo, giúp họ có động lực để tiếp tục làm việc hướng tới mục tiêu đó.
Trong trường hợp đánh giá công việc tiêu cực, điều quan trọng là người quản lý phải ngồi lại với nhân viên và giải thích cho họ lý do của việc đánh giá tiêu cực. Cần chú ý cung cấp phản hồi hữu ích và tránh xúc phạm nhân viên. Ngoài ra, hãy nhớ trích dẫn một số đặc điểm tích cực của nhân viên. Nói chung, một vùng đệm để đệm thông điệp tiêu cực giúp việc truyền tải tin xấu dễ dàng hơn. Điều quan trọng là luôn đảm bảo giao hàng lịch sự và hữu ích.
