Một số phẩm chất của một người giao tiếp tốt bao gồm đưa ra một thông điệp rõ ràng, hiểu người nhận thông điệp, thể hiện sự đồng cảm với người nhận và lắng nghe một cách hiệu quả. Những người giao tiếp hiệu quả thừa nhận sự giao thoa của những phẩm chất này và tận dụng tất cả để đảm bảo giao tiếp của họ hiệu quả.
Những người giao tiếp giỏi luôn đảm bảo rằng thông điệp của họ ngắn gọn và có thể dễ hiểu. Họ đơn giản hóa suy nghĩ của mình và xem xét mục đích chính của thông điệp của họ là gì. Thay vì lan man hoặc cố gắng sử dụng ngôn ngữ hào nhoáng, họ truyền đạt thông điệp của mình bằng những từ ngữ rõ ràng nhất có thể, giúp ít xảy ra hiểu lầm hơn.
Những người giao tiếp hiệu quả cũng cố gắng xem xét người nhận của họ và điều chỉnh cách giao tiếp của họ một cách phù hợp. Họ hiểu rằng các phong cách giao tiếp khác nhau sẽ hiệu quả hơn đối với các ngữ cảnh hoặc tình huống nhất định. Ví dụ: xưng hô với nhóm khác với xưng hô với cá nhân, trong khi xưng hô với người giám sát khác với xưng hô với đồng nghiệp.
Những người giao tiếp giỏi cố gắng đồng cảm với người nhận thông điệp của họ. Họ cố gắng hiểu những cảm xúc hoặc mối quan tâm có thể diễn ra trong người nhận và điều này có thể ảnh hưởng như thế nào đến sự hiểu biết của họ về thông điệp. Nhìn tình huống từ góc độ khác giúp những người giao tiếp giỏi nhìn nhận tất cả các khía cạnh của một vấn đề.
Cuối cùng, những người giao tiếp hiệu quả cũng luyện nghe hiệu quả. Họ chú ý cẩn thận đến những thông điệp mà họ nhận được và chắc chắn thừa nhận rằng họ hiểu những thông điệp này.
