Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu được sử dụng để cho phép nhân viên và chủ sở hữu truy cập nhiều thông tin từ một vị trí cụ thể như máy tính. Hệ thống này cho phép truy cập vào thông tin cụ thể dựa trên thông tin đăng nhập của người dùng.
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu rất quan trọng trong các ngành yêu cầu một lượng lớn thông tin được lưu trữ và truy cập bởi nhiều người dùng. Người dùng có thể truy cập tất cả thông tin từ gần như bất kỳ vị trí nào mà không cần phải đến nơi dữ liệu được lưu trữ. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cho phép một lượng lớn người dùng truy cập vào dữ liệu và làm cho nó trở nên lý tưởng cho khả năng truy cập. Nó cũng có thể bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu bằng cách lưu trữ và tổ chức dữ liệu theo những cách cụ thể bằng cách sử dụng các mã đã được xác định trước bởi quản trị viên của chương trình. Nó có thể chặn các thay đổi đối với dữ liệu dựa trên bản chất của doanh nghiệp và người truy cập dữ liệu. Để người dùng có thể xem, thay đổi hoặc sao chép một số phần nhất định của hệ thống cơ sở dữ liệu, họ phải có thông tin đăng nhập thích hợp được xác định bởi người quản trị chương trình. Quản trị viên có thể kiểm soát hoàn toàn việc ai có thể xem thông tin nào trên hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
Một DBMS kiểm soát lược đồ cơ sở dữ liệu, lược đồ này chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xác định cấu trúc logic, công cụ cơ sở dữ liệu, tạo điều kiện cho việc truy cập và sửa đổi dữ liệu cũng như bản thân dữ liệu. Ba thành phần chính đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và đồng thời của dữ liệu. Ví dụ về DBMS bao gồm: hệ thống ngân hàng, hệ thống kiểm kê và hệ thống thư viện tự động.
