Lập kế hoạch dự phòng chuẩn bị cho một tổ chức, chính phủ hoặc doanh nghiệp để ứng phó theo cách tốt nhất có thể đối với một cuộc khủng hoảng hoặc tình huống khẩn cấp bất ngờ. . Nó dựa trên các quyết định quản lý, được đưa ra từ trước, sẽ xác định cách xử lý các nguồn lực, thông tin liên lạc và hậu cần khi những trường hợp như vậy có thể phát sinh. Lập kế hoạch dự phòng thường là một phần quan trọng trong chính sách quản lý rủi ro của tổ chức, đặc biệt là khi các trường hợp ngoại lệ, ngay cả khi không thể xảy ra, có thể mang lại kết quả thảm khốc.
Lập kế hoạch dự phòng hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong kết quả của các tình huống bất ngờ có thể gây ra tổn thất tài chính hoặc thiệt hại về nhân mạng và chân tay. Nhiều tổ chức đưa ra các chính sách bắt buộc yêu cầu các phòng ban hoặc bộ phận duy trì một kế hoạch dự phòng được lập thành văn bản và cập nhật thường xuyên. Tài liệu này không chỉ mô tả các thủ tục cần tuân thủ mà còn cả các trách nhiệm cụ thể liên quan đến trường hợp khẩn cấp của các nhân viên chủ chốt trong tổ chức.
Tại Hoa Kỳ, EPA đã phát triển các định dạng cụ thể cho cả kế hoạch dự phòng cấp quốc gia và địa phương. Ở cấp độ toàn thế giới, Liên đoàn Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm quốc tế chia quá trình lập kế hoạch dự phòng của mình thành ba thành phần cơ bản: xác định điều gì có thể xảy ra, quyết định trước những gì có thể làm với nó và xác định những gì có thể được thực hiện trước thời hạn. chuẩn bị. Là một ví dụ về việc lập kế hoạch dự phòng hiệu quả trong lĩnh vực kinh doanh, công ty dịch vụ tài chính Cantor Fitzgerald đã mất 658 trong số 690 nhân viên ở Thành phố New York và một phần đáng kể cơ sở giao dịch trong cuộc tấn công ngày 11 tháng 9, nhưng mặc dù tổn thất vẫn có thể phục hồi. hoạt động kinh doanh trong vòng một tuần.
