Ưu điểm của việc sử dụng cơ sở dữ liệu là nó cải thiện hiệu quả, tạo điều kiện tổ chức và loại bỏ thông tin vô ích, trong khi nhược điểm là vấn đề tương thích với máy tính, phần mềm đáng kể và chi phí khởi động.
Hệ thống cơ sở dữ liệu được sử dụng để thu thập, sắp xếp và quản lý khối lượng lớn dữ liệu có giá trị đối với những người trong lĩnh vực khoa học máy tính, y học, khoa học, tài chính và nhiều ngành khác. Dữ liệu có thể dễ dàng trở nên khó quản lý và khó sử dụng khi đạt đến khối lượng lớn, đồng thời nó cũng có thể trở nên dư thừa và lặp đi lặp lại. Vì vậy, có một phương pháp thu thập, lưu trữ và kiểm soát dữ liệu chứng tỏ khá có giá trị trong nhiều ngành nghề. Hệ thống cơ sở dữ liệu được đánh giá cao nhờ khả năng đồng bộ hóa với nhiều hệ thống máy tính. Chúng được sản xuất bởi nhiều công ty khác nhau và tương thích với nhiều ứng dụng hiện có. Sau khi được cài đặt, cơ sở dữ liệu cũng có thể cung cấp cho các công ty một biện pháp bảo mật vì chúng lưu giữ thông tin một cách an toàn ở một vị trí điện tử trung tâm. Cơ sở dữ liệu nói chung cũng cải thiện tính nhất quán và giảm số lượng và tần suất cập nhật lỗi.
Nhược điểm của Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu khá hữu ích khi chúng được thiết lập và kích hoạt, nhưng việc đạt được điểm đó có thể là vấn đề đối với các cá nhân và công ty dự định sử dụng chúng. Một trong những hạn chế chính của hệ thống cơ sở dữ liệu là chi phí của chúng. Bởi vì chúng có thể chiếm khá nhiều dung lượng và bộ nhớ, mọi người có thể cần phải nâng cấp phần cứng hiện có của họ hoặc nhận phần cứng mới có thể hỗ trợ việc bổ sung cơ sở dữ liệu. Điều này, cùng với phần mềm cần thiết cần thiết để chạy và duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu, có thể khá tốn kém. Một lưu ý khác cần ghi nhớ trước khi nhận cơ sở dữ liệu là cơ sở dữ liệu đồng bộ hóa hầu hết, nếu không phải tất cả, các ứng dụng mà một công ty sử dụng. Lợi ích của kịch bản này là nó sắp xếp hợp lý tất cả các ứng dụng và làm cho lực lượng lao động năng suất và hiệu quả hơn. Mọi người đều có quyền truy cập vào dữ liệu và thông tin, và thậm chí họ có thể cộng tác hiệu quả hơn bằng cách sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, nhược điểm là hệ thống cơ sở dữ liệu có vấn đề sẽ có khả năng làm gián đoạn các ứng dụng khác, điều này có thể làm giảm năng suất làm việc. Một hạn chế khác của các hệ thống cơ sở dữ liệu là quá trình di chuyển tệp vào cơ sở dữ liệu có thể tốn kém thời gian và chi phí. Cũng có thể có vấn đề về khả năng tương thích nếu hệ thống cơ sở dữ liệu cũ không dịch chính xác sang hệ thống cơ sở dữ liệu mới. Cuối cùng, một nhược điểm thực tế khác của hệ thống cơ sở dữ liệu là có thể mất một thời gian để đào tạo mọi người cách sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu mới, điều này có thể làm mất đi năng suất làm việc.
Chọn Cơ sở dữ liệu Hệ thống cơ sở dữ liệu có thể được xây dựng từ đầu hoặc mua từ một công ty. Khi xem xét cơ sở dữ liệu, mọi người nên lưu ý rằng có một số điều cần tìm kiếm và cân nhắc trước khi mua hàng. Ở cấp độ cơ bản, tất cả chúng phải cho phép người dùng truy cập, tạo và chỉnh sửa tất cả thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Các hệ thống cơ sở dữ liệu cũng có nhiều mức độ phức tạp, dung lượng lưu trữ và mức độ thân thiện với người dùng, điều này cần được xem xét. Các hệ thống cơ sở dữ liệu cũng khác nhau về kích thước và một số có nhiều chuông và còi hơn những hệ thống khác. Lý tưởng nhất là họ có thể phát triển cùng một tổ chức và có thể thích ứng về không gian lưu trữ và chức năng.
