Sáu yếu tố hoặc chức năng chính của hệ thống thông tin là thu thập dữ liệu, truyền dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, truy xuất dữ liệu, thao tác dữ liệu và hiển thị dữ liệu. Hệ thống thông tin thường được máy tính hóa và cung cấp cho ban quản lý và nhân viên thông tin kịp thời liên quan đến hoạt động của tổ chức.
Các hệ thống được thiết kế và tiếp thị theo các chức năng quản lý định kỳ, có thể dự đoán được đôi khi được gọi là hệ thống thông tin quản lý. Báo cáo theo lịch trình của người sở hữu cổ phiếu là một ví dụ về báo cáo do MIS tạo.
Ngay cả với sự ra đời của công nghệ máy tính cá nhân rẻ hơn, máy tính lớn vẫn duy trì sự hiện diện đáng kể trong máy tính cấp doanh nghiệp cho đến đầu những năm 2000. Máy tính lớn là điểm khởi đầu cho hệ thống thông tin quản lý trong thời kỳ trước khi máy vi tính trở nên phổ biến vào những năm 1970. Internet mở rộng hơn nữa phạm vi và độ phức tạp của các hệ thống thông tin, cho phép hội nghị truyền hình, dự báo trên web, trao đổi thông tin theo thời gian thực và nhiều quyền truy cập hơn cho nhiều người dùng hơn.
Việc lập kế hoạch, triển khai và quản trị một hệ thống thông tin đòi hỏi phải xem xét nhiều yếu tố: chi phí, tính mô-đun, khả năng mở rộng, công suất xử lý cần thiết, tuổi thọ của thiết bị, khả năng sử dụng cho người sử dụng hệ thống và khả năng tương thích của phần mềm và phần cứng chạy trên nó. Người dùng có thể được chỉ định quyền đối với những loại hoạt động mà họ được phép thực hiện trên hệ thống. Tên người dùng và mật khẩu cần được cấp và quản lý. Một trong những chức năng chính nhất của quản lý hệ thống thông tin là giảm thiểu thời gian chết, về 0 nếu có thể. Thời gian ngừng hoạt động bất ngờ kéo dài có thể rất bất lợi cho bất kỳ doanh nghiệp nào về mặt năng suất, doanh số và khách hàng bị giảm sút.
