Năm mục đích của giao tiếp là thông báo, tưởng tượng, ảnh hưởng, đáp ứng kỳ vọng xã hội và bày tỏ cảm xúc. Hầu hết các vấn đề xảy ra trong các mối quan hệ và giữa các tổ chức kinh doanh là do giao tiếp không hiệu quả, có thể xảy ra khi mọi người không giao tiếp được với nhau hoặc khi các quy trình dẫn đến nhầm lẫn nên không hiểu hết được nội dung giao tiếp.
Quá trình giao tiếp bao gồm ba bước: suy nghĩ, mã hóa và giải mã. Trong suy nghĩ, người đó tạo ra ý tưởng, khái niệm, cảm giác hoặc thông tin. Trong mã hóa, người đó sẽ gửi tin nhắn cho đồng nghiệp, người giám sát, bạn bè, thành viên gia đình hoặc người lạ của họ. Cuối cùng, người nhận tin nhắn sẽ cần phải giải mã nó và dịch thông điệp đó thành nội dung nào đó mà họ hoàn toàn hiểu được.
Quá trình này liên quan đến hai yếu tố được gọi là nội dung và ngữ cảnh. Nội dung là những gì thực sự đang được nói, các từ và ký hiệu thực tế được sử dụng. Bối cảnh là các yếu tố phi ngôn ngữ đi kèm với nội dung. Đây có thể là ánh mắt của người gửi hoặc cử động ngôn ngữ cơ thể, chẳng hạn như cử chỉ tay.
Có một số rào cản tồn tại và ngăn cản việc giao tiếp thực sự hiệu quả. Một trong những rào cản này là sự thiên lệch về văn hóa. Mọi người thường cho phép những kinh nghiệm trong quá khứ và nền văn hóa của họ hoặc nền tảng của họ thay đổi ý nghĩa của thông điệp. Điều này có thể tốt khi giúp mọi người hiểu những điều mới nhưng cũng có thể không tốt khi nó thay đổi ý nghĩa thông điệp.
