Máy fax mang lại những ưu điểm như dễ sử dụng, giao tiếp không tốn kém và hồ sơ bản in cũng như nhược điểm bao gồm thiếu phản hồi ngay lập tức, các vấn đề bảo mật tiềm ẩn và các vấn đề về chất lượng tài liệu. Tùy thuộc vào mục đích để sử dụng, máy fax có thể chứng minh là một tài sản có giá trị hoặc một trách nhiệm đắt giá đối với một cá nhân hoặc một công ty.
Mặc dù các máy fax độc lập không giữ vị trí giống như phương tiện giao tiếp chủ yếu của nhiều văn phòng mà chúng đã làm khi mới trở nên phổ biến, nhưng vẫn có những lĩnh vực mà chúng có lợi thế hơn email và các hình thức liên lạc điện tử khác.
Bằng chứng sao chép ra giấy: máy fax cung cấp cho người dùng biên nhận có thể in được rằng tài liệu đã được gửi đến một vị trí cụ thể. Bằng chứng như vậy cho phép người gửi xác minh số tài liệu đã được gửi cùng với số trang mà thông tin liên lạc bao gồm.
Chia sẻ tài liệu viết tay một bước: không giống như tạo PDF, yêu cầu quét và lưu để chia sẻ tài liệu viết tay qua email, máy fax cho phép người dùng gửi bản sao của tài liệu gốc với một bước
Liên lạc chi phí thấp: ngoài chi phí của chính máy, fax chỉ yêu cầu quyền truy cập vào đường dây điện thoại, điện và kho giấy thích hợp
Máy fax cũng có những nhược điểm và trong nhiều trường hợp đã bị lỗi thời bởi giao tiếp điện tử.
Vấn đề bảo mật: Ngoài lỗi do con người như quay số không chính xác, có thể dẫn đến tài liệu nhạy cảm đến không đúng vị trí, máy fax thường ở chế độ mở; ngay cả khi tài liệu được gửi đến đúng số, bất kỳ người nào nhặt được tài liệu đó cũng có thể đọc được.
Sự cố công nghệ: Nhiều người dùng kết nối máy fax nhỏ của họ với cùng một đường dây điện thoại mà họ thực hiện và nhận cuộc gọi, do đó, việc gửi hoặc nhận tài liệu có thể bị chậm nếu điện thoại đang được sử dụng
Chất lượng tài liệu kém: Mặc dù máy fax là cách liên lạc nhanh chóng, nhưng chất lượng tài liệu thường không giống như tài liệu gốc
