Tạo chương trình sinh nhật có hai bước chính. Đầu tiên, người dẫn chương trình cần phải củng cố các kế hoạch cho hành trình trong ngày. Khi tất cả các kế hoạch liên quan đã sẵn sàng, anh ấy nên soạn thảo một chương trình thực tế để gửi cho khách.
Người chủ trì nên bắt đầu bằng cách xác định các hoạt động khác nhau sẽ diễn ra trong bữa tiệc, chẳng hạn như mở quà, chơi trò chơi, hát "Chúc mừng sinh nhật" và ăn bánh và kem. Trước tiên, người chủ trì phải đảm bảo rằng các hoạt động này phù hợp với lợi ích cá nhân của khách danh dự và sau đó nên cân nhắc xem liệu chúng có khiến những vị khách khác được giải trí thỏa đáng hay không.
Sau khi người chủ trì chọn các hoạt động, anh ta nên sắp xếp chúng theo cách tối ưu hóa thời gian của khách và tốt nhất sẽ thu hút sự chú ý của họ. Bữa tiệc nên bắt đầu bằng một hoạt động thu hút sự quan tâm của khách mời, nhưng điều đó không đáng kể đến mức những vị khách đến muộn sẽ thất vọng vì họ đã bỏ lỡ nó. Một gợi ý hay cho hoạt động khai mạc là máy phá băng làm quen. Lưu lại những hoạt động tốt nhất, chẳng hạn như chơi trò chơi và mở quà, để cuối cùng.
Sau khi xác định được lịch trình sự kiện, người tổ chức sau đó có thể soạn thảo một chương trình thực tế để gửi cho khách để họ biết những gì sẽ xảy ra và có thể lên kế hoạch cho phù hợp. Các chương trình này có thể đơn giản được soạn thảo bằng tay hoặc có thể được thiết kế dưới dạng tài liệu văn bản trên máy tính. Phần đầu của chương trình nên trình bày tổng quan ngắn gọn về sự kiện cùng với các chi tiết chính, bao gồm thời gian và ngày của bữa tiệc cũng như địa chỉ của địa điểm. Cuối cùng, chương trình phải cung cấp một bản phác thảo về các sự kiện riêng lẻ của bên và thời gian gần đúng những sự kiện đó sẽ xảy ra.
