Email là một công cụ gửi tin nhắn ngay lập tức và có thể truy cập được từ hầu hết mọi nơi trên thế giới. Mọi người thấy email hữu ích để giao tiếp với bạn bè và đồng nghiệp, tiếp thị và quảng bá dịch vụ và sản phẩm, đồng thời gửi theo dõi và nhắc nhở về các vấn đề nhạy cảm về thời gian. Email có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, tài liệu, liên kết và các tệp đính kèm khác hữu ích cho giao tiếp.
Email cung cấp một quy trình liên lạc không khẩn cấp cho phép người nhận quản lý thư từ theo lịch trình của họ. Email cung cấp khả năng giao tiếp linh hoạt cho phép người gửi hoặc người nhận giao tiếp theo các lịch trình khác nhau hoặc trong các múi giờ khác nhau. Tính di động của email cho phép mọi người làm việc và liên lạc từ mọi nơi, vì quyền truy cập vào email trên thiết bị di động không gắn liền với một vị trí thực tế.
Công cụ giao tiếp này cũng hữu ích cho việc theo dõi chuyên môn sau một cuộc họp hoặc một cuộc phỏng vấn. Không giống như tin nhắn văn bản hoặc cuộc gọi điện thoại, email cho phép người dùng lọc hoặc sàng lọc, có nghĩa là họ có thể tạo bộ lọc ngăn các email không mong muốn, chẳng hạn như thư rác hoặc thư rác, vào hộp thư đến. Email hữu ích cho giao tiếp hàng loạt hoặc một-nhiều, cho phép người dùng gửi thông tin và tin nhắn đến một lượng lớn khách hàng tiềm năng hoặc nhiều đồng nghiệp làm việc trong một nhóm. Gửi tài liệu, hình ảnh và liên kết qua email thật dễ dàng với việc sử dụng máy quét và công nghệ khác.
