Những lời mời chính thức thường yêu cầu phản hồi bằng văn bản và nếu từ chối, bức thư có thể theo cấu trúc cơ bản sau: "Ông bà Khách rất tiếc vì họ không thể chấp nhận lời mời hào phóng của Ông bà Chủ nhà cho bữa tối vào Thứ Bảy, Ngày 12 tháng 12. " Theo nguyên tắc chung, nghi thức quy định rằng phản hồi đối với lời mời chính thức, dù chấp nhận hay từ chối, nên sử dụng cấu trúc và cụm từ tương tự với chính lời mời.
Trên thực tế, điều tương tự cũng xảy ra đối với những lời mời ít trang trọng hơn, mặc dù những lời mời này có thể không yêu cầu một bức thư phản hồi bằng văn bản. Đôi khi, họ có thể chỉ cần nhấp vào liên kết trên nền tảng mạng xã hội.
Dù bằng cách nào, giải thích là tùy chọn. Tuy nhiên, nếu những người dẫn chương trình là bạn bè thân thiết thì họ có thể đích thân đưa ra lời giải thích cho việc từ chối lời mời.
Việc trả lời lời mời theo cách không cam kết là một nghi thức kém. Chẳng hạn, sẽ đặc biệt thô lỗ khi nói với người dẫn chương trình rằng sự tham dự phụ thuộc vào tình trạng sẵn có của một người hoặc tệ hơn, vào những người khác đang tham dự. Khi không thể đưa ra câu trả lời chắc chắn, tốt nhất nên nói với những người dẫn chương trình rằng họ sẽ đưa ra quyết định càng sớm càng tốt - và sau đó thực hiện theo lời hứa này.
Nếu vì bất kỳ lý do gì mà không thể trả lời chính thức cho một lời mời chính thức, thì những người tổ chức sẽ được gọi điện hoặc liên hệ theo cách khác.
