Khi viết thư mời ăn trưa, thư mời ăn trưa phải đơn giản và bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Người viết nên sử dụng một giọng điệu phù hợp với dịp này. Ví dụ: bữa trưa công sở nên sử dụng ngôn ngữ chuyên môn, phông chữ và văn phòng phẩm, trong khi một buổi tụ họp bình thường giữa bạn bè có thể không cần email.
Lời mời ăn trưa phải bao gồm thực đơn hoặc các món đang được phục vụ. Ngoài ra, nó phải bao gồm tất cả các thông tin thích hợp để liên hệ với chủ nhà, tìm nhà hàng và thời gian họp mặt. Lời mời phải luôn nêu rõ quy định về trang phục cho cơ sở hoặc sự kiện và cho những người được mời biết rằng người chủ trì sẽ đánh giá cao sự chấp nhận hoặc hối tiếc càng sớm càng tốt.
