Viết thư mời bằng cách giới thiệu người chủ trì, trình bày thông tin quan trọng về sự kiện, nêu chi tiết khi nào cần phản hồi, đề cập đến các yêu cầu đặc biệt của khách và sau đó bày tỏ sự cảm kích của bạn đối với sự tham dự của khách. Bạn cần văn phòng phẩm và một cây bút. Viết thư mất dưới 30 phút.
-
Giới thiệu người tổ chức
Giới thiệu người tổ chức sự kiện cùng với bất kỳ tổ chức nào mà anh ta đại diện. Giữ phần giới thiệu ngắn gọn. Nếu lời mời là một sự kiện trang trọng, giọng điệu của lá thư phải phản ánh sự trang trọng đó. Các sự kiện ít trang trọng hơn có thể có giọng điệu nhẹ nhàng hơn.
-
Báo cáo chi tiết cụ thể về sự kiện
Chia sẻ với khách về thời gian và địa điểm sự kiện sẽ diễn ra. Nếu sự kiện có chủ đề hoặc mục đích, hãy mô tả nó trong phần nội dung của bức thư.
-
Yêu cầu phản hồi
Chỉ định khung thời gian mà khách cần phản hồi để chấp nhận lời mời.
-
Đề cập đến bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào
Nếu khách được yêu cầu mang bất kỳ thứ gì đặc biệt đến sự kiện, hãy đề cập đến vấn đề đó tại thời điểm này. Cũng cần lưu ý loại trang phục cần thiết cho sự kiện.
-
Đóng thư
Cảm ơn khách đã tham dự và bày tỏ rằng bạn mong được gặp họ tại sự kiện. Đọc kỹ lá thư xem có sai sót gì không và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.
