Mục đích của Microsoft Access là tạo cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng. Access cung cấp giao diện thân thiện với người dùng giúp người dùng xây dựng và phát triển hệ thống lưu trữ và truy xuất thông tin mà không cần nhiều kinh nghiệm lập trình.
Nhiều chức năng của Access được xây dựng dựa trên chức năng của Microsoft Excel. Tuy nhiên, Access mạnh hơn đáng kể đối với các tác vụ tính toán phức tạp hoặc các tập dữ liệu lớn. Thay vì hoạt động thông qua trang tính, Access lưu trữ dữ liệu trong các bảng được vận hành bằng SQL. Dữ liệu trong các bảng này được truy cập thông qua các truy vấn, là các tập hợp lệnh đơn giản trình bày chi tiết cách sắp xếp và báo cáo dữ liệu.
Chương trình cũng cho phép phát triển các ứng dụng và chương trình khác phức tạp hơn. Access cho phép người dùng phát triển giao diện người dùng đồ họa để người dùng trong tương lai không cần trực tiếp làm việc với mã hoặc truy vấn. Các giao diện này được xây dựng bằng cách kéo và thả tập hợp các lệnh GUI trong Access hoặc thông qua tập lệnh phức tạp hơn.
Access hoạt động song song với một số chương trình khác để dễ dàng thu thập và xử lý dữ liệu. Dữ liệu từ Excel được tải lên bằng các lệnh đơn giản và được dịch dễ dàng ở định dạng bảng của Access. Access được xây dựng trên SQL, nhưng việc viết tập lệnh có thể được thực hiện trong Visual Basic, như trong các sản phẩm Microsoft Office khác. Thông qua macro, người dùng có thể phát triển các chức năng mới để sắp xếp hoặc thao tác dữ liệu của họ.
