Các nhà tổ chức sự kiện có thể tạo thư mời với một mẫu bằng cách chọn một thiết kế mẫu, cập nhật và cá nhân hóa nội dung và gửi đến những người nhận dự kiến, Văn phòng Công vụ của Đại học Illinois lưu ý. Bao gồm tất cả thông tin sự kiện thích hợp, bao gồm vị trí, ngày, giờ và mục đích của sự kiện cũng như thông tin trả lời được yêu cầu.
Để tạo thư mời bằng mẫu:
- Chọn một mẫu
- Cập nhật nội dung
- Phân phối
Các thư mời khác nhau tùy theo mục đích, nhưng thông thường chúng chỉ giải thích địa điểm và thời điểm sự kiện diễn ra, mục đích và ai sẽ tổ chức sự kiện, Văn phòng các vấn đề công của Đại học Illinois nêu rõ. Tùy thuộc vào sự kiện, giọng điệu có thể trang trọng hoặc không chính thức, và mẫu có thể chỉ là lời nói hoặc nó có thể bao gồm đồ họa và các yếu tố thiết kế khác. Các mẫu có sẵn thông qua Microsoft Word, văn phòng Các vấn đề công cộng và các nguồn khác.
Các mẫu lời mời có văn bản khái quát, vì vậy các nhà tổ chức sự kiện nên đọc kỹ và cập nhật nội dung để đáp ứng nhu cầu của họ. Thư mời nên bao gồm các thông tin quan trọng, bao gồm tên của người được mời, tên của người chủ trì, ngày, giờ và địa điểm của sự kiện, chỉ đường hoặc bản đồ đến địa điểm và quy định về trang phục. Các nhà tổ chức cũng có thể muốn bao gồm thông tin về bãi đậu xe và khách sạn, nếu có, cũng như phương thức trả lời được yêu cầu.
Tạo danh sách khách mời và phân phối thông qua phương pháp đã chọn.
