Hệ thống nộp đơn theo địa lý sắp xếp các tệp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số dựa trên vị trí địa lý. Phương pháp nộp thư từ này phổ biến trong lĩnh vực bán hàng và đã được Hải quân Hoa Kỳ sử dụng.
Đối với việc nộp hồ sơ theo địa lý, các danh mục được sắp xếp theo vị trí địa lý của nguồn hoặc điểm đến của hồ sơ. Các tệp có thể được phân loại theo tên tiểu bang theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo một hệ thống số liên quan đến một tiểu bang. Các thành phố trong các tiểu bang đó là các phân khu, vì vậy chúng được xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số trong thư mục tiểu bang. Sau đó, tên của các phóng viên có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong một thư mục con của mỗi thư mục thành phố.
Ví dụ: các tệp có thể được phân loại theo thứ tự: Hoa Kỳ, New York, Long Island, Bethpage Jane Doe. Phương thức nộp hồ sơ này phổ biến trong lĩnh vực bán hàng. Người bán hàng thường được chỉ định các lãnh thổ cụ thể bao gồm nhiều tiểu bang hoặc thành phố và họ giữ liên lạc với nhiều người trong các lãnh thổ đó. Hải quân Hoa Kỳ đã sử dụng hệ thống khai báo địa lý cho các thư từ của mình kể từ năm 1941. Hệ thống này đã được cập nhật và điều chỉnh theo thời gian để phù hợp với các phòng, ban và công nghệ mới, nhưng hệ thống khai báo của Hải quân dựa trên vị trí địa lý làm định danh. Hải quân chỉ định một số tương ứng với vị trí địa lý, theo sau là tên của địa điểm đó.
