Quy trình giao tiếp có bốn bước, đó là mã hóa, phương tiện truyền tải, giải mã và phản hồi. Thực hiện theo các bước của quy trình giúp thiết lập giao tiếp hiệu quả và đảm bảo rằng không có thông điệp nào bị mất hoặc bị hiểu nhầm.
Bước đầu tiên của quá trình giao tiếp, mã hóa, có lẽ là bước quan trọng nhất vì các giả định sẽ theo sau. Người gửi cần truyền tải một thông điệp ngắn gọn và rõ ràng. Các vấn đề như giọng nói và ngôn ngữ cơ thể cũng cần được xem xét vì những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong cách diễn giải thông điệp.
Điều này dẫn đến bước thứ hai, phương tiện truyền dẫn. Người gửi có trách nhiệm quyết định cách thức và thời điểm gửi thông điệp để tăng cơ hội hiểu được thông điệp. Hình thức của một tin nhắn có thể rất quan trọng đối với bước giải mã tiếp theo.
Khi tin nhắn đã được gửi đầy đủ, vai trò của người gửi sẽ kết thúc. Sau đó, người nhận giải mã thông điệp theo cách mà nó đã dự định. Khi người nhận đã hiểu rõ thông điệp, phản hồi sẽ kết thúc quá trình giao tiếp.
Phản hồi được người nhận cung cấp cho người gửi thông qua hình thức xác nhận hoặc phản hồi ngắn. Bước cuối cùng này rất quan trọng vì người gửi sau đó hiểu được hiệu quả của thông điệp.
