Một ưu điểm chính của giao tiếp in là nó cung cấp một bản ghi lâu dài về các tin nhắn được gửi để tham khảo trong tương lai. Hình thức giao tiếp này cho phép người nhận dành nhiều thời gian để xem lại thông điệp và đưa ra phản hồi phù hợp. Thông tin liên lạc bằng văn bản cụ thể và rõ ràng hơn.
Thông tin liên lạc bằng bản in giúp xác định nguyên tắc, quy tắc và chính sách thích hợp điều chỉnh việc điều hành công ty. Nó rất hữu ích khi nói đến việc giao phó trách nhiệm. Không giống như truyền miệng, thông tin liên lạc bằng bản in cho phép người đảm nhận trách nhiệm tham khảo tài liệu. Đồng thời, nó hoạt động như một bằng chứng và một tài liệu kế toán. Truyền thông in ấn được coi là trang trọng hơn và giúp nâng cao hình ảnh của công ty. Tương tự, trong trường hợp tiến hành tố tụng tại tòa án, thông tin liên lạc được in ra được cung cấp dưới dạng hồ sơ hợp lệ. Thông tin liên lạc in tăng cường theo dõi. Ví dụ: một bản ghi nhớ được đăng trên bảng thông báo của công ty đóng vai trò như một lời nhắc nhở về một sự kiện hoặc cuộc họp.
Giao tiếp bằng bản in bao gồm bất kỳ hình thức tương tác nào dựa trên chữ viết. Đây là một trong những phương thức giao tiếp chủ yếu nhất bên cạnh giao tiếp bằng miệng hoặc nói. Truyền thông in ấn thường phổ biến trong môi trường kinh doanh. Ví dụ về kiểu giao tiếp này bao gồm các bản ghi nhớ, bản tin, báo cáo, sổ tay nhân viên và mô tả công việc. Các tài liệu in khác bao gồm thư, đề xuất và hợp đồng. Các hình thức liên lạc thay thế bao gồm thư điện tử và các trang web Internet.
