Thông báo về trạng thái gửi chậm có nghĩa là email đang chờ gửi trong máy chủ email. Email không được gửi theo thời gian thực và thông báo chỉ đơn giản là thông báo rằng quá trình gửi mất nhiều thời gian hơn bình thường .
Thông thường, các email dường như được gửi ngay lập tức. Khá thường xuyên, đây là trường hợp. Tuy nhiên, có thể có điều gì đó trong hệ thống gây ra sự chậm trễ. Khi điều này xảy ra, người gửi email có thể nhận được thông báo trong hộp email của họ với thông báo "thông báo trạng thái gửi chậm trễ".
Có một số lý do khác nhau có thể gây ra độ trễ. Ví dụ: máy chủ email của người nhận không hoạt động tại thời điểm gửi được cố gắng. Trong trường hợp này, máy chủ email của người gửi giữ email và tiếp tục cố gắng gửi trong một thời gian. Giao hàng thành công khi máy chủ của người nhận hoạt động trở lại. Một lý do khác là có một tồn đọng trong hệ thống phân phối. Một độ trễ nhỏ có thể gây ra tắc nghẽn email, đặc biệt nếu máy chủ bận bất thường. Máy chủ không ổn định cũng có thể gây ra sự chậm trễ. Nếu máy chủ liên tục gặp sự cố kỹ thuật, máy chủ email của người gửi sẽ không thể gửi kịp thời. Bất kể lý do là gì, điều quan trọng cần nhớ đây không phải là một lỗi nghiêm trọng. Trung bình, hầu hết các máy chủ email cố gắng gửi trong năm ngày. Nếu không thể gửi được sau thời gian đó, thì người gửi sẽ nhận được thông báo lỗi cho biết rằng không thể gửi email.
