Nhận thức ảnh hưởng đến giao tiếp theo một số cách, bao gồm cách những người khác nhau giải thích cùng một thông điệp, cách con người phát triển các khuôn mẫu và điều gì xảy ra khi mọi người đưa ra lời giải thích cho các sự kiện nhất định. Nhận thức liên quan đến quá trình mọi người đánh giá thông tin từ môi trường xung quanh của họ. Nhận thức của mỗi cá nhân là duy nhất và nhận thức ảnh hưởng rất nhiều đến cách mọi người giao tiếp với nhau, theo Tiến sĩ Lee McGaan của Đại học Monmouth.
Bốn yếu tố khiến nhận thức của mọi người khác nhau và những yếu tố này có thể khiến mọi người tổ chức giao tiếp theo nhiều cách khác nhau. Kinh nghiệm trong quá khứ, tâm sinh lý, văn hóa và trạng thái cảm xúc hiện tại của một cá nhân đều góp phần tạo nên những nhận thức khác nhau về cùng một giao tiếp. Con người nhận các kích thích từ môi trường của họ, tổ chức thông tin và sau đó giải thích thông tin. Nhận thức có thể thay đổi bất kỳ bước nào trong ba bước giao tiếp cơ bản đó.
Nhận thức trong giao tiếp dẫn đến hiệu ứng hào quang, có nghĩa là mọi người giải thích các vấn đề tương tự mà không thực sự trải qua một sự kiện. Ví dụ, một người nào đó có thể nhận thấy một đặc điểm thuận lợi ở người khác, và sau đó sử dụng thành kiến đó để đưa ra đánh giá về người kia. Những đánh giá và nhận thức đó có thể dẫn đến định kiến.
Nhận thức cũng ảnh hưởng đến giao tiếp tại nơi làm việc giữa người quản lý và các thành viên trong nhóm. Người lao động có xu hướng nhận thức và giải thích các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của họ và đến từ các nguyên nhân bên ngoài. Các nhà quản lý có thể coi một vấn đề là một lỗi nội bộ, có nghĩa là một nhân viên có nhiều khả năng gây ra một tình huống hơn. Nói cách khác, người lao động đổ lỗi cho một tình huống tổng thể trong khi các nhà quản lý đổ lỗi cho người lao động. Theo cách này, thành kiến có thể gây ra xích mích giữa sếp và các thành viên trong nhóm.
