Ngoài một thư mở đầu hoặc chào và ký tên thông thường, thư xin lỗi vì hành vi xấu phải bao gồm mô tả về hành vi xấu được xin lỗi, thừa nhận tội lỗi và trách nhiệm và bày tỏ mong muốn được gặp trực tiếp. Xin lỗi bằng thư có vẻ trang trọng, nhưng nó có nhiều khả năng được chấp nhận hơn là xin lỗi qua email hoặc đặc biệt là bằng tin nhắn, theo cố vấn chuyên nghiệp Elly Prior.
Thư xin lỗi phải chân thành và được viết bằng lời của chính người gửi, thay vì chỉ sao chép nguyên văn từ các mẫu trực tuyến, theo Elly Prior. Hãy làm theo các bước dưới đây để viết thư xin lỗi vì hành vi xấu.
- Mở thư
- Thể hiện sự hiểu biết về hậu quả
- Dự kiến đề xuất một cuộc họp có thể xảy ra
- Đóng thư và ký tên
Nói thẳng với người đọc, mở đầu bằng "Kính gửi", sau đó là tên của họ. Sau đó, giới thiệu mục đích của lá thư, chẳng hạn với "Tôi viết thư này để bày tỏ lời xin lỗi chân thành về hành vi của tôi." Làm rõ việc thừa nhận tội lỗi với các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như "Tôi nhận ra rằng tôi đã sai khi ..." sau đó là sự việc thực tế.
Thể hiện sự hiểu biết về hành vi xấu có thể đã ảnh hưởng đến người khác hoặc những người có liên quan như thế nào. Hãy cẩn thận để không nhận thức quá nhiều về hậu quả, thay vào đó hãy viết đại loại như "Tôi chỉ có thể tưởng tượng hành vi của tôi đã gây ra cho bạn mức độ tổn thương như thế nào".
Đưa ra lời mời ngầm để thảo luận trực tiếp về hành vi xấu. "Tôi đánh giá cao cơ hội để chứng minh sự hối hận của mình."
Kết thúc bằng cách đảm bảo với người nhận rằng không nhất thiết phải có phản hồi. Đại loại như "Tôi hiểu nếu bạn không muốn nói chuyện với tôi trong một thời gian. Vui lòng dành nhiều thời gian nếu bạn cần." là thích hợp. Một cách phù hợp để đăng đàn là "Trân trọng."
