Để viết thư cho biên tập viên của một tạp chí, trước tiên hãy tìm một địa chỉ gửi thư hoặc email mà tạp chí chấp nhận thư. Tiếp theo, giải quyết một câu chuyện cụ thể hoặc mối quan tâm cụ thể khác với tạp chí, trích dẫn các ví dụ cụ thể. Hơn nữa, hãy trực tiếp, lịch sự và ngắn gọn.
Bởi vì hầu hết các tạp chí xuất bản các bức thư đã chọn cho người biên tập, họ cũng thường xuất bản các chính sách gửi thư trên cùng trang với những bức thư này. Nói chung, bạn có thể gửi thư cho tổng biên tập hoặc biên tập viên quản lý của một tạp chí hoặc cho một biên tập viên chuyên biệt hơn, người chuyên xử lý một chủ đề như nghệ thuật hoặc tính năng. Tìm tên, địa chỉ gửi thư và email trên các trang nhân viên của tạp chí, được xuất bản ở đầu gần mục lục.
Về hình thức, thư gửi người biên tập là thư thương mại tiêu chuẩn. Bắt đầu bằng ngày tháng và sử dụng tên người biên tập và địa chỉ bên trong, ngay cả khi gửi thư qua email. Những lời chào thông thường bắt đầu bằng "Dear Mr. or Ms." Tuy nhiên, nếu bạn không thể phân biệt giới tính của biên tập viên từ tên, hãy bỏ qua kính ngữ và sử dụng tên của biên tập viên như tên của biên tập viên xuất hiện trên tạp chí, sau dấu hai chấm.
Nội dung thư của bạn phải tập trung và ngắn gọn cũng như giọng điệu nhã nhặn. Nêu công việc kinh doanh của bạn trong câu đầu tiên của đoạn đầu tiên. Nếu bạn đang viết để đề cập đến một bài báo cụ thể, hãy sử dụng bằng chứng từ bài báo đó để minh họa quan điểm của bạn. Nếu viết về nhiều vấn đề liên quan đến một sự kiện cụ thể, hãy sử dụng các ví dụ từ mỗi bài viết trong loạt bài, nếu có thể.
Thư gửi cho người biên tập cũng có thể giải quyết các vấn đề về tạp chí, thiết kế, nhiếp ảnh và dịch vụ khách hàng. Để kết thúc bức thư, cảm ơn người biên tập đã dành thời gian và sử dụng một khối chữ ký và dấu đóng miễn phí.
