Sử dụng số công cụ định vị bản ghi để xác định các chuyến bay bằng cách nhập số và tên đầy đủ của hành khách vào cơ sở dữ liệu của hãng hàng không và nhấp vào Tìm kiếm. Ghi lại số công cụ định vị, các chuyến bay liên quan và phương pháp tìm kiếm khác nhau giữa các hãng hàng không và chuyến bay đặt chỗ dựa trên tổ chức của hãng hàng không, chuyến bay đã được đặt như thế nào và thời gian chuyến bay diễn ra.
Số định vị hồ sơ thường là mã sáu chữ số được tạo từ các chữ cái và số, chẳng hạn như RMT33W, IIRCYC hoặc KZVGX5. Các hãng hàng không sử dụng các mã này để nhanh chóng truy cập hồ sơ chuyến bay cụ thể. Số định vị ghi đề cập đến việc đặt chỗ ngồi cụ thể trên một chuyến bay nhất định, đó là lý do tại sao tên của hành khách cũng được yêu cầu khi tra cứu thông tin chuyến bay với số định vị kỷ lục.
Không phải tất cả các hãng hàng không đều sử dụng công cụ định vị bản ghi cụm từ. Ví dụ về các cụm từ đồng nghĩa khác là số xác nhận, mã đặt chỗ, số đặt chỗ, tham chiếu đặt phòng và mã xác nhận.
Mã định vị bản ghi chỉ dành riêng cho một chuyến bay cụ thể trong một khung thời gian nhất định. Số lượng các kết hợp khác nhau của sáu chữ cái và số, mặc dù lớn, không phải là vô hạn. Các mã này được tái chế cho các chuyến bay mới và lượt đặt chỗ sau một khoảng thời gian, vì vậy mã định vị hồ sơ chỉ có thể được sử dụng để xác định các chuyến bay cụ thể trước khi chuyến bay diễn ra.
